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word替换功能一文通[图解版]

计算机        word替换功能确实很强大,这里就详细地把word强大的替换功能通篇“推销”一遍,希望能在大家以后的办公和学习中多少有所帮助。这里笔者使用的是office word2007(word2003与其大同小异,留给读者自己研究)。
一、引入WORD替换功能
提起替换功能也许大家并不陌生,平常在工作或学习中,或多或少都用了一些,比如说,你在写一篇文稿,写到最后检查时发现你的文稿中提到的一个人物的名字已被你写错了N遍(这里以黄晓明被误写成黄小明为例),怎么办,一个一个去改吗?当然不会,我们有替换功能,干吗那么劳民伤神呢。现在就ctrl+h一下吧,这时你看到的是word替换对话框,在“查找内容”后的文字框中输入“黄小明”(注:不包括双引号,以下内容中如无其它特别注明,均以同样方式处理),“替换为”后面输入“黄晓明”,点击“全部替换”按钮。Word会以弹出对话框的形式报告共有多少处被替换了,点击“是”确定替换即可。(如图1)
 

二、word替换功能的简单应用
  1.在指定的内容前加上一段相同的文字
比如你现在有一批以“浦东新区“开头的地址,你想在每个地址前加上“上海市”三个字,在“查找内容”后输入“浦东新区”,然后在“替换为”后输入“上海市浦东新区”,点击“全部替换”。
  2.全/半角状态间的转换
如把全角”,” 改成半角 ”,” ,又如把英文半角”.” 改成中文全角 ”。”。 这里以把全角”,” 变换成半角状态为例,在先把输入法切换成中文状态,如智能abc标准,然后在“查找内容”后面输入”,”,再按 ctrl+空格将输入法切换成英文状态,然后在”替换为”后面输入”,”,点击“全部替换”。(如图2)
  

3.删除文档中相同的文字
即在“查找内容”后面的框中输入我们要删除的文字,然后“替换为”保持为空,全部替换即可。
三、word替换功能的高级应用
1.通配符的使用
常用的通配符有”*”,”?” ,星号代表任意长度字符串,问号代表一个任意字符。其他的通配符,可以在钩选“使用通配符”后,点击“特殊格式”按钮看到。通配符功能中最常用到的是把形如”字符串1*字符串2”替换成”字符串1字符串2”。如一篇文章中多处出现”老来福(97)终身寿险”,“老来福(95)终身寿险”,“老来福(98)终身寿险”,我们要把它们统一替换为”老来福终身寿险”。这里你也许会很自然地想到三次替换操作,第一步把”老来福(97)终身寿险” 替换为“老来福终身寿险”,第二步……第三步……。这个方法虽然容易想到,不过对笔者来说,不够“科学”。还好,这里只是老来福95,97,98,三次替换操作就OK了,假如说后面还有老来福(99)终身寿险,老来福(00)终身寿险,老来福(01)终身寿险,……怎么办呢,招架不住了吧。这里我们应该感谢最先发明通配符的那个人,其实我们只要一步替换操作就可以了。在“查找内容”后面输入”老来福*终身寿险”,“替换为”后输入“老来福终身寿险”,点“全部替换”即可。(注:前面的星号*为英文半角状态下按shift+8)
2.有了”^p”,跨行替换不再难
这个”^p”经常用在跨行替换中,它代表段落标记,换句话说就是硬回车产生的分段标记。我还是举个例子来说明比较简单。现在有一个word文档,总共118页,每一页中都有一块相同的部分(如图3),被反选的部分,我们现在要把这个文件拿去打印,为了节省纸张和费用,我们很自然会想到把每页当中的这部分删除。因为要删除的部分是三个段落(准确地说是这样,因为这里每一行结尾都有一个硬回车符号) 所以我们就要用到”^p”的替换功能。解决方法:“查找内容”处输入“广州鸿运科技有限公司上海分公司^p员工保险信息清单^p区位码:(201206)^p”,“替换为”后面的框保持为空,钩选“使用通配符”,然后点击“全部替换”,稍等片刻,相同的部分被自动删除,文件页数从原来的118页瘦身到不到100页。怎么样,简单操作就可以让你节省不少开支吧!这里还需要提一下的是只要遇到段落标记,有几个标记就在相应的位置处输入几个”^p”来代替,其次要注意空格不能忽略。这里因为第二行与第三行的文字为行居中,前面均没有空格出现,所以在“查找内容”中没有空格输入。
  
3.格式替换
(1)格式间的替换
这个功能在论文中经常用到,论文写了一大半,你可能会发现每一章的标题字体设置错误,或者图表标题文字的大小不对,该加粗的没加粗,该斜体的没斜体,5号字设置成了6号字或者更大等等,这方面的问题处理起来确实令人焦头烂额。接下来我们还是举一个简单的例子,比如现在我们要把文档中所有红色字体加粗,加下划线。
第一步,将光标定位到“查找内容”后面的框中,然后依次点击按钮“更多”—格式—字体,在“查找字体”对话框中选择“字体颜色”为红色并确定。(如图4)
 
第二步,将光标定位到“替换为”后的框中,重复第一步操作,在“查找字体”对话框中,设置“字形”为“加粗”,设置“下划线线形”为“双下划线”或者其它线形,点击“确定”。最后点击“全部替换”。当然有时为了实际需要,可能要把字体更改掉,如把宋体,斜体改为黑体,粗体,只要按上面的步骤在替换对话框中分别设置“查找内容”和“替换为”的字体即可,在这里就不在一一赘述。值得提醒一下的是如果只是替换格式而不改变文字内容的话,请将“查找内容”和“替换为”保持为空,设置好字体后,会在相应的框下面给出格式的描述,确认格式设置无误后,再点“全部替换”。
(2)替换指定文字的格式
    例如,我们要把一篇文章中所有的“联系电话”字体设置为“蓝色”“斜体”,“查找内容”后输入“联系电话”,“替换为”内容保持为空,或者“联系电话”,格式设置方法同上,唯一不同的就是在查找字体处设置字体颜色为“蓝色”,字形设置为“斜体”。

4.特殊格式替换
特殊格式替换虽不常用,但是它可以实现复杂的替换功能。因为特殊格式比较多,如:段落标记,任意字符,任意数字,任意字母,分节符,尾注标记,图形,手动换行符……所以我们只能简单说一下使用方法。假设现在我们要把如图所示中的“身份证号”与身份证号中间的两位字符串删除.(如图5)
 

方法很简单:ctrl+h键调出替换对话框,第一步,在“查找内容”后的框中输入“身份证号:”,保持光标位置不要动,然后点击高级功能选项中的“特殊格式”按钮,连续两次选择“任意字母”,此时查找内容后的框已变为“身份证号:^$^$”。第二步,“替换为”后输入“身份证号:”,取消“使用通配符”的钩选,全部替换。
四、 结语归纳(重点):
1.通过以上的介绍和操作你会发现word替换功能的作用:省时,高效,还能防止遗漏。
2.调出word替换功能最快捷的方法:ctrl+h
3.要注意有时可能会出现不该替换的地方被替换了,这时你就应该选择使用通配符或格式替换。
4.使用通配符功能时,一定要钩选“使用通配符”,否则“查找内容”中的通配符会作为常规字符处理。
5. 替换时,请不要忽略中间的空格。如果你不知道中间到底有多少空格,一个简单的方法就是直接复制原文到“查找内容”中。

 

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